Телефон: +7 (495) 943-60-60

E-mail: info@mesol.ru

Телефон:

E-mail: info@mesol.ru

Семинары
Семинары
Конференции
Конференции
Конгрессы
Конгрессы
Презентации
Презентации

Организация и проведение научных и деловых мероприятий

от выбора места до предоставления закрывающих документов

Симпозиумы
Выставки
Выставки
Симпозиумы
Конгрессы
Конференции
Семинары
Презентации

Каталог услуг компании МЕSOL

Выбор площадки - места проведения мероприятия

Едва ли не самый ответственный момент в организации мероприятия. Подобрать подходящую площадку – это долгая и кропотливая работа, требующая глубокого понимания потребностей оргкомитета и специфики мероприятия. Ведь место проведения вашего мероприятия должно быть удачно расположено, иметь необходимый набор конференц-залов с нужной вместимостью, базовый набор конференц-услуг и обладать достаточным количеством номеров для размещения участников. Руководство площадки должно быть гибким, а персонал приветливым! Нельзя забывать и о стоимости конференц-услуг, ведь аренда конференц-залов и оборудования, зачастую, составляет львиную долю бюджета.

Регистрация участников

Наиболее трудоёмкий и нервный процесс. Нужно сразу предусмотреть весь перечень данных, в том числе персональных, которые необходимо получить от участников мероприятия. А потом очень просто, чётко и понятно донести до каждого потенциального участника мероприятия – что именно и в какой форме вы хотите от них получить. Необходимо связаться с каждым из них, уточнить необходимую информацию и объяснить – для чего она необходима.

Логистика участников

Иностранным и иногородним участникам нужно помочь с приобретением билетов, обеспечить визовую поддержку, организовать встречу/проводы в аэропорт или на железнодорожный вокзал. Наверняка, на вашем мероприятии будет несколько очень уважаемых людей, которым нужно обеспечить особый подход, предоставив транспорт бизнес-класса, индивидуального переводчика и другие необходимые знаки заботы и внимания. Ну а для местных участников мероприятия можно предусмотреть групповые варианты доставки до площадки.

Макетирование и тиражирование раздаточных материалов

Этап организации мероприятия, к которому нужно приступать после того, как утверждена его программа и состав докладчиков, а также собрана вся информация, которую нужно иметь в наборе участника. Обычно на эту работу остаётся совсем немного времени, поскольку организация мероприятия – процесс очень гибкий и подвержен изменениям вплоть до своего окончания. Убедитесь, что ваши исполнители проверены, надёжны и умеют работать быстро и качественно!

Промоушен мероприятия

Помимо сайта мероприятия или раздела на вашем корпоративном сайте о предстоящем мероприятии, необходимо создать красивый и информативный рекламный проспект (CFP) и разослать его потенциально заинтересованным участникам. Хорошим решением будет договориться с несколькими профильными интернет-порталами о размещении информации о вашем мероприятии у них в новостных лентах. Ну и, конечно,результативно работают рекламные постеры, размещенные в профильных учреждениях/организациях на информационных досках.

Привлечение спонсоров

Мы можем существенно облегчить ваше финансовое бремя и разнообразить времяпрепровождение участников мероприятия. Не забудьте разработать типы спонсорских пакетов и разослать приглашения к спонсорскому участию профильным коммерческим и государственным организациям.

Сбор организационных взносов

Сборы взносов – это не простая процедура. Прежде всего, надо убедиться, что организация, на чей счёт будут перечисляться финансовые средства, юридически и процедурно может принимать такие платежи. Необходимо знать, какие налоги и прочие обязательные выплаты будут удержаны с поступающих сумм.

Регистрация участников на месте

Это самое узкое место организации мероприятия. Необходимо определить формат регистрации – с печатью бейджей на месте или заранее, с возможностью регистрации онлайн или без таковой, с материалами и их дифференциацией при выдаче участникам мероприятия и многое, многое другое. Важно помнить, что процесс регистрации одного человека не должен занимать более 20 секунд.

Сопровождение мероприятия участников на месте

Этим мы занимаемся на протяжении всего мероприятия, с того момента, как первый участник попал на территорию проведения мероприятия и получил свой бейдж. Залы должны быть открыты вовремя, убраны и проветрены. Всё оборудование должно исправно функционировать, каждый технический оператор должен находиться на своём посту, рассадка в зале должна соответствовать заявленной. Мы следим за тем, чтобы кофе-брейки накрывались своевременно, аобеды были сервированы к перерыву. Нужно учесть особенности питания некоторых участников в связи с религиозными или идеологическими мотивами, отслеживать изменения в расписании, контролировать экскурсионное и транспортное обслуживание, решать вопросы с участниками: где-то забыли ноутбук, кого-то в номер не заселили и ещё миллион мелочей, всплывающих всегда неожиданно и не-во-время.

Остались вопросы? Сомневаетесь? Оставьте заявку или позвоните нам и мы наверняка найдем лучшее решение!
Оформление авиа и ж/д билетов
Оформление авиа и ж/д билетов
Бронирование гостиниц, размещение участников
Бронирование гостиниц, размещение участников
Индивидуальное и групповое транспортное обслуживание
Индивидуальное и групповое транспортное обслуживание
Экскурсионное обслуживание
Экскурсионное обслуживание
Макетирование и тиражирование информационно-раздаточных материалов
Макетирование и тиражирование информационно-раздаточных материалов
Маркетинг
Маркетинг
Регистрация участников
Регистрация участников
Услуги переводчиков
Услуги переводчиков
Техническое сопровождение
Техническое сопровождение
Организация питания
Организация питания
Визовая поддержка
Визовая поддержка
Аренда площадки
Аренда площадки
Предоставление оборудования
Предоставление оборудования
Культурная программа
Культурная программа
Подготовка отчётности
Подготовка отчётности
Организация видеотрансляций
Организация видеотрансляций
Создание корпоративного стиля (Брендбук)
Создание корпоративного стиля (Брендбук)
Технический секретариат/HelpDesk
Технический секретариат/HelpDesk
Создание и продвижение сайта мероприятия
Создание и продвижение сайта мероприятия
Фото и видеосъемка
Фото и видеосъемка

Нас рекомендуют

Наши партнеры

Оставьте ваши контактные данные

мы свяжется с вами для уточнения деталей обращения и бесплатной консультации.

Спасибо за заявку!

Наш менеджер свяжется с вами ближайшее время.